Principios y Pasos para implantar la Metodología Kanban

TGLLL Consultoria Learn Lean Logistic & Manufacturing

Uno de los métodos más aplaudidos de Lean Manufacturing es el método Kanban.  Aplaudido por su sencillez, por su agilidad, y por el aumento de rendimiento que proporciona. La metodología Kanban está ganando gran popularidad en corporaciones y empresas de todo el mundo como una manera de gestionar el trabajo de forma fluida….

Desde TGLLL quiero ayudarte a implantar esta metodología, entendiendo sus principios y sus pasos.

El origen de la metodología Kanban debemos buscarlo en los procesos de producción “just-in-time” (JIT) ideados por Toyota, en los que se utilizaban tarjetas para identificar necesidades de material en la cadena de producción. Kanban es una palabra japonesa que significa “tarjetas visuales”. A menudo se representa en un tablero Kanban para reflejar los procesos de su flujo de trabajo.

Los principios de la metodología Kanban

La metodología Kanban se basa en una serie de principios que la diferencian del resto de metodologías conocidas como ágiles:

×          Calidad garantizada. Todo lo que se hace debe salir bien a la primera, no hay margen de error. De aquí a que en Kanban no se premie la rapidez, sino la calidad final de las tareas realizadas. Esto se basa en el hecho que muchas veces cuesta más arreglarlo después que hacerlo bien a la primera.

×          Reducción del desperdicio. Kanban se basa en hacer solamente lo justo y necesario, pero hacerlo bien. Esto supone la reducción de todo aquello que es superficial o secundario (principio YAGNI).

×          Mejora continua. Kanban no es simplemente un método de gestión, sino también un sistema de mejora en el desarrollo de proyectos, según los objetivos a alcanzar.

×          Flexibilidad. Lo siguiente a realizar se decide del backlog (o tareas pendientes acumuladas), pudiéndose priorizar aquellas tareas entrantes según las necesidades del momento (capacidad de dar respuesta a tareas imprevistas).

 

Los beneficios clave del Kanban

×          Estímulo del rendimiento. Análisis profundo y estimaciones que permiten medir el rendimiento. Detección de cualquier problema existente y ajuste del flujo de trabajo para ganar en eficiencia. El método Kanban es muy flexible y te permite perfeccionar tus procesos para obtener los mejores resultados.

×          Organización y colaboración. La metodología Kanban te permite beneficiarte del poder del enfoque visual, mediante el uso de columnas, carriles y tarjetas de colores. Serás capaz de trabajar en el mismo tablero que tu equipo y colaborar en tiempo real.

×          Distribución del trabajo. Una cómoda visión general de los trabajos en curso y menos tiempo dedicado a la distribución y presentación de los trabajos. Las estimaciones son imperfectas, por consiguiente, un flujo constante de tareas reducirá el tiempo de espera y el tiempo dedicado a la asignación de tareas. Tú seleccionas las tareas.

¿Cómo funciona Kanban? Pasos para configurar tu estrategia de Kanban

1.- Visualiza lo que se hace (el flujo de trabajo), es decir, define el flujo de trabajo de cada proceso o proyecto: una visualización de todas las tareas y elementos en una tabla contribuirá a que todos los miembros de tu equipo se mantengan al corriente con su trabajo. Para ello, simplemente deberemos crear nuestro propio tablero kanban, que deberá ser visible y accesible por parte de todos los miembros del equipo. Cada una de las columnas corresponderá a un estado concreto del flujo de tareas, que nos servirá para saber en qué situación se encuentra cada proceso, tarea o proyecto. El tablero debe tener tantas columnas como estados por los que pasa una tarea, desde que se inicia hasta que finaliza (p.e: diagnóstico, definición, programación, ejecución, testing, finalizada, etc.).

Una de las peculiaridades del tablero es que es continuo, esto significa que las tarjetas van desplazando hasta que la actividad queda realizada por completo. En este caso, a medida que se avanza, las nuevas tareas (mejoras, incidencias o nuevas funcionalidades) se acumulan en la columna inicial, de manera que durante el seguimiento o control del trabajo se priorizan y se colocan dentro de la sección que se estima oportuna.

No te contentes con hacer “cuatro rallas” sobre una pizarra donde indiques “penidente, en proceso y finalizado”. Piensa bien en tu proceso. Aprovecha al máximo los plazos y ciclos de ejecución, del Flujo acumulativo y de los informes de tiempo. Estos criterios te permitirán evaluar el rendimiento, detectar los problemas y ajustar el flujo de trabajo en consecuencia. Identifica:

×          Las tareas de cada proceso o proyecto

×          Los cuellos de botella

×          Lo que resulta descartable, innecesario y que no añade valor.

Aprovecha al máximo los plazos y ciclos de ejecución, del Flujo acumulativo y de los informes de tiempo. Estos criterios te permitirán evaluar el rendimiento, detectar los problemas y ajustar el flujo de trabajo en consecuencia.

2.- Determinar el límite de “trabajo en curso”.  Limitamos la cantidad de Trabajo en Proceso (límites del TEP): establece metas asequibles. mantén el equilibrio del flujo de trabajo mediante la limitación de los trabajos en proceso para prevenir el exceso de compromiso en la cantidad de tareas que seríamos incapaces de terminar.

Quizás una de las principales ideas del Kanban es que el trabajo en curso (Work In Progress o WIP) debería estar limitado, es decir, que el número máximo de tareas que se pueden realizar en cada fase debe ser algo conocido. Por lo tanto, es importante que definas cuantas tareas como máximo puede realizarse en cada fase del ciclo de trabajo (ejemplo, como máximo 4 tareas en desarrollo, como máximo 1 en pruebas, etc.), a ese número de tareas se le llama límite del “work in progress”. A esto se añade otra idea tan razonable como que para empezar con una nueva tarea alguna otra tarea previa debe haber finalizado.

El número máximo de tareas que puede estar en una de las columnas de nuestro tablero Kanban puede indicarse entre paréntesis al lado del nombre de la columna (p.ej.: diagnóstico(2), definición(1), programación(4), ejecución(3), testing (2),…

Stop Starting, start finishing. Visualizar las fases del ciclo. Al igual que Scrum, Kanban se basa en el principio de desarrollo incremental, dividiendo el trabajo en distintas partes. Esto significa que no hablamos de la tarea en sí, sino que lo dividimos en distintos pasos para agilizar el proceso. Este es el lema principal de la metodología Kanban. De esta manera, se prioriza el trabajo que está en curso en vez de empezar nuevas tareas. Precisamente, una de las principales aportaciones del Kanban es que el trabajo en curso debe estar limitado y, por tanto, existe un número máximo de tareas a realizar en cada fase.

En realidad, se trata de definir el máximo número de tareas que podemos tener en cada una de las fases (p.ej: 3 tareas en la fase de planificación; 2 en la fase de desarrollo; una en la fase de pruebas, etc.) y, por tanto, restringir el trabajo en curso. A esto, se le añade otra idea que, por muy obvia que pueda parecer, la práctica nos demuestra que no es así: no se puede abrir una nueva tarea sin finalizar otra.

De esta manera, se pretende dar respuesta al problema habitual de muchas empresas de tener muchas tareas abiertas, pero con un ratio de finalización muy bajo. 

Aquí lo importante es que las tareas que se abran se cierren antes de empezar con la siguiente.

La idea es: céntrate en cerrar tareas y no en comenzar tareas. Por ello limitar el WIP impide empezar cosas hasta que se han cerrado aquellas en las que se está ya trabajando. 

Lo difícil aquí es encontrar el mejor WIP de un KANBAN.

3.- Lectura fácil de indicadores visuales: Tenemos que conseguir saber lo que está ocurriendo de un solo vistazo. Una tarjeta kanban, se moverá a través de las diversas etapas hasta su finalización. Utiliza tarjetas de colores para distinguir los Tipos de trabajo, Prioridades, Fechas límite, etc. Estas tarjetas tienen que contener la información básica para que el equipo sepa rápidamente la carga total de trabajo que supone. Normalmente se indica la descripción de la tarea con la estimación de horas y la fecha límite. Podemos utilizar tarjetas de diferentes colores para priorizar (ejemplo: verde para las más prioritarias y amarillo para las de prioridad normal). Además, se pueden emplear fotos para asignar responsables, así como también usar tarjetas con distintas formas para poner observaciones o indicar bloqueos (cuando una tarea no puede hacerse porqué depende de otra).

Usa tu imaginación para definir como van a ser tus tarjetas Kanban. Aquí te dejo fotos de algunos tipos, pero en Google puedes encontrar muchos más. No importa cuan simple las quieras definir, es más, te aconsejo que inicialmente definas unos post-its o tarjetas muy simples. Con la práctica del método ya irás perfeccionando la información que necesitéis visualizar. Al final, el objetivo de la visualización es clarificar al máximo el trabajo a realizar, las tareas asignadas a cada equipo de trabajo (o departamento), así como también las prioridades y la meta asignada.

4.- Seguimiento del trabajo realizado: El seguimiento del tiempo confluye con la metodología Kanban. Realiza un seguimiento del tiempo de forma continua y evalúa vuestro trabajo con precisión.

El tiempo que se tarda en terminar cada tarea se debe medir, a ese tiempo se le llama “lead time”. El “lead time” cuenta desde que se hace una petición hasta que se hace la entrega.

Aunque la métrica más conocida del Kanban es el “lead time”, normalmente se suele utilizar también otra métrica importante: el “cycle time”. El “cycle time” mide desde que el trabajo sobre una tarea comienza hasta que termina. Si con el “lead time” se mide lo que ven los clientes, lo que esperan, y con el “cycle time” se mide más el rendimiento del proceso. Puedes usar más métricas, pero las anteriores son las realmente importantes y necesarias para el control y mejora continua.

5.- Control del Flujo. A diferencia de SCRUM, la metodología Kanban no se aplica a un único proyecto, sino que mezcla tareas y proyectos. Se trata de mantener a los trabajadores con un flujo de trabajo constante, las tareas más importantes en cola para ser desarrolladas y un seguimiento pasivo para no tener que interrumpir al trabajador en cada momento. Lectura fácil de indicadores visuales: conoce así lo que está ocurriendo de un solo vistazo. Utiliza tarjetas de colores para distinguir los Tipos de trabajo, Prioridades, Etiquetas, Fechas límite, etc..

Incluso hasta el método Kanban más básico producirá un aumento en el rendimiento. Una distribución simple de las tareas, sumado a una monitorización de su flujo de trabajo y el realizar los ajustes apropiados a lo largo del proceso incrementarán su eficiencia. Un equipo de desarrollo de software contratado por la BBC Worldwide London ha experimentado unas mejoras formidables en el transcurso de 12 meses, luego de la implementación de Kanban. Su tiempo de entrega se ha visto reducido en un 37% y la consistencia en la entrega ha repuntado un 47%. ¡Y este no es un caso aislado! Numerosos equipos que han implementado el método Kanban han informado de una mejora extraordinaria en sus plazos de ejecución y tiempos de entrega.

Muchos insisten en destacar las ventajas de Kanban respecto a otras metodologías ágiles. La posibilidad de poder realizar entregas en cualquier momento, cambiar prioridades al vuelo y la visualización perfecta del flujo, son algunos de los puntos que remarcan como elementos diferenciales y de valor. Sin embargo, no podemos decir que exista una metodología mejor que otra, sino que dependerá de la naturaleza de la empresa y la forma de organización de tus procesos internos.

En este sentido, el método Kanban es especialmente indicado para aquellas organizaciones que requieran de flexibilidad especialmente en la entrada de tareas, así como en el seguimiento de estas, la priorización, la supervisión del equipo de trabajo y los informes de dedicación.  Quizás tu lo necesites.

Pruébalo, comienza por un proceso concreto utilizando el método lo más sencillo posible: marca fases concretas (no te extiendas en exceso, quizás con, definición, programación, ejecución, testing y finalizada tendrías suficiente para empezar). Utiliza tarjetas simples. Ya irás perfeccionando, lo primero es habituarse al método, sacarle provecho, aumentar vuestro rendimiento.

Anímate, es sencillo y muy, pero que muy ágil, y te proporcionará un gran aumento de rendimiento.